Давно прошли те времена, когда информацию пересылали по электронной почте. Сегодня работать с документами можно в режиме онлайн. Если стоит задача совместной работы в одном файле, то справиться с ней помогают следующие программы для удаленной работы на компьютере:

• - Microsoft 365;
• - G Suite (Google Apps).

Microsoft 365

Microsoft 365 представляет собой сервис с набором офисных программ по подписке. Дает возможность постоянного онлайн-доступа ко множеству документов. Оптимален для всех, кто хочет своевременно получать обновления офисных программ. Удобно, что любой пользователь, получивший ссылку на документ, сможет присоединиться к работе над ним, даже не будучи залогиненным или вообще не имея учетной записи Microsoft. Помимо офисных программ сервис предоставляет доступ к облачному хранилищу файлов, его можно установить на нескольких устройствах и работать в любой операционной системе.

G Suite

G Suite — набор программ для работы с документами, таблицами, почтовыми ящиками, презентациями, а еще — календарь, приложения для видеоконференций, обмена сообщениями и заметок. Сервис предоставляет пользователям облачное пространство Google Диск для хранения файлов. Объем Диска для каждого пользователя в G Suite зависит от тарифа. Минимальный объем — 30 ГБ (тариф Basic).

Редактор документов, входящий в пакет программ G Suite (Google Документы) есть в свободном доступе. Однако только платный сервис G Suite предоставляет пользователю дополнительные возможности: быстрое создание корпоративной почты вида support@company.com, увеличенный объем облачного хранилища, удобный поиск по всему контенту внутри домена, а не только по документам, таблицам и файлам на диске.

Решить, какому из пакетов отдать предпочтение для совместного редактирования документов, непросто. И в G Suite, и в Microsoft 365 много удобных инструментов, которые делают удаленную работу проще и продуктивнее. При выборе можно отталкиваться от того, с какой платформой вы больше знакомы. Например, если вам нравится почта Outlook, то подойдет Microsoft 365, а если используете Gmail — выбирайте G Suite.

2. Для коммуникаций

При совместной работе над проектами в удаленном режиме, как и в офисе, приходится решать множество мелких вопросов. Наладить оперативную коммуникацию между сотрудниками с помощью мгновенного обмена сообщениями по звонку или в переписках помогают мессенджеры.

Например, в бесплатных Telegram и WhatsApp лучше обсуждать общие вопросы. А для работы с конфиденциальными данными, которые требуют надежной защиты, стоит использовать специальные платные продукты. Один из популярных — MyChat.

MyChat — клиент-серверный мессенджер, позволяющий не только обмениваться сообщениями и файлами, но и совершать голосовые и видеовызовы. Программа проста в настройке и использовании, но ключевые ее преимущества: независимость от интернета (работает из локальной сети), защита корпоративной переписки и ее централизованное хранение на внутреннем сервере. Программа платная, есть бесплатная ознакомительная версия (полнофункциональная, до 20 подключений).

3. Для видеоконференций

Удаленная работа не избавляет от необходимости проводить совещания, деловые встречи, планерки. Популярные программы для видеоконференций:

Zoom. Позволяет организовать безопасную видеосвязь, демонстрировать участникам видеоконференции экран, передавать файлы, записывать разговоры. Бесплатная версия программы дает возможность приглашать на конференцию до 100 человек, максимальная длительность встречи может составлять 40 минут. Ограничения снимаются, если оформить платную подписку.

Mirapolis. Облачный сервис, с помощью которого можно организовывать видеовстречи с числом участников до 1500. В отличие от Zoom в нем предусмотрена функция удаленного управления обучением: можно управлять группами, проводить тестирование, составлять отчеты. Бесплатных версий программы нет.

4. Для хранения файлов

Удаленно работать в команде без облака, где хранятся совместные данные, вряд ли возможно. Всегда необходимо иметь доступ к рабочим файлам, с какого бы устройства ни велась работа. Многие программы предоставляют облачное пространство для хранения файлов. Самые востребованные из них:

• - OneDrive. Облачный сервис от Microsoft. Доступен отдельно, но чаще всего применяется в пакете Microsoft 365. Предоставляет самый большой запас облачного пространства в бесплатной версии — 1 ТБ. Идеальный вариант для компании, которая использует ПО Microsoft.
• - Google Drive. Очень удобен для тех, кто пользуется онлайн-офисом Google. Бесплатно дают 15 ГБ облачного пространства для хранения файлов.
• - Dropbox. Сервис отличается простотой регистрации и быстрой синхронизацией, удобным и понятным интерфейсом. Бесплатная версия предоставляет 2 ГБ дискового пространства.

5. Для создания скриншотов

В ходе удаленной работы над документами один снимок экрана может заменить сотни слов. Для создания таких снимков есть много программ: как встроенных, так и сторонних. Например, в Windows 10 есть инструмент «Ножницы» — удобное средство с минимальным набором функций. Позволяет в несколько кликов сделать снимок экрана, немного отредактировать его и сохранить в требуемом формате.

Еще один удобный инструмент — Joxi. «Фишка» программы — мультиплатформенность. Она работает на Windows, MacOS и Linux. Использование бесплатно. С помощью Joxi можно снимать скриншот с любой области дисплея, редактировать изображения, загружать их в облако или сразу в мессенджер.

6. Для записи идей

При обсуждении совместной работы над проектами часто требуется фиксировать мысли и идеи, чтобы привести их в порядок. В этом помогают онлайн-инструменты для создания интеллект-карт (карт мыслей), которые визуализируют процесс мышления в нелинейные схемы.

Одна из таких программ — MindManager Enterprise. Это удобный инструмент, с помощью которого можно проводить мозговые штурмы онлайн между неограниченным числом пользователей. Набор функций программы включает отображение и обработку данных в Microsoft SharePoint, экспорт карт в Office, приложение MindManager Reader для Windows и Mac, которое позволяет пользователям просматривать и использовать интеллект-карты и диаграммы коллег. Есть возможность сортировки информации по проектам, отделам и темам.

7. Для хранения паролей

При совместной удаленной работе часто приходится использовать множество электронных ресурсов. Упростить процесс авторизации и сэкономить массу времени помогут хранилища паролей, например, Password Shield. Это программа для централизованного хранения всех паролей в одном месте. Легко настраивается: нужно только придумать основной пароль для доступа.

Для iPhone и iPad выпущена специальная программа — 4uKey. Позволяет сохранять Apple ID и пароли, почтовые аккаунты, личные данные и информацию о кредитных картах. Есть бесплатная ознакомительная версия.

8. Для контроля и постановки задач

При удаленной работе важна организованность: постановка задач и сроков их выполнения, контроль процесса. Эти задачи упрощают таск-трекеры. Программы избавляют от необходимости держать все задачи и даты в голове.

Один из популярных таск-трекеров — Jira. Программа предоставляет каждому сотруднику возможность управления проектами. Есть web-версия, приложения для OS и Android. В платформу включены Канбан-доски, смешанные методологии и Scrum. Предусмотрена система оценок и возможность распределения задач по приоритетности.

Итоги

Существует множество программ для удаленной работы на ПК, которые позволяют эффективно работать в команде. Мы собрали в статье наиболее популярные инструменты и кратко рассказали об их особенностях. Выбрать подходящие решения для вашего бизнеса можно здесь.