Деловая переписка является важнейшим инструментом взаимодействия организации с коммерческими контрагентами и государственными органами. Выстраивание эффективной работы с корреспонденцией представляет собой меру превентивного характера, позволяет существенно снизить правовые и административные риски организации, поскольку через деловую переписку контрагенты выражают свою неудовлетворенность или наличие нареканий, которые в последующем могут перерасти в претензии, иски и предписания. Своевременное устранение причин, лежащих в основе таких нареканий, заблаговременное формирование единой позиции организации (в случае вовлечения в решение задачи нескольких подразделений) существенно усиливает конкурентные преимущества организации и способствует повышению эффективности ее работы.

Данные задачи могут быть оперативно решены с помощью таких модулей программы CONTROL SYSTEM, как ДОКУМЕНТЫ (CS - DOCUMENTS) и ЗАДАЧИ (CS - TASK).

Модуль ДОКУМЕНТЫ (CS - DOCUMENTS) позволяет обеспечивать регистрацию входящего и (или) исходящего письма, оперативный поиск корреспонденции по любому реквизиту (в том числе контекстный по теме и по проектам) и осуществлять мониторинг получения ответов на исходящие письма (если это необходимо), а также мониторинг выполнения резолюций руководителя в отношении входящих писем в разрезе ответственных и по срокам выполнения.

Кроме того, модуль ДОКУМЕНТЫ (CS - DOCUMENTS) предполагает возможность системного хранения электронных копий входящей и исходящей корреспонденции, отслеживание факта отправки и получения уведомлений о вручении соответствующей корреспонденции.

Инструментарий модуля ЗАДАЧИ (CS - TASK) позволяет унифицировать работу по выставлению заданий в рамках полученной организацией корреспонденции и вовлечь в процесс выработки путей решения всех заинтересованных лиц.